업무를 공정 단위로 쪼개는 법: 받기·저장·판정·통지·승인·기록

“AI로 경리 업무를 자동화하자”는 목표는 너무 큽니다. 어디서부터 손을 대야 할지 정하기 어렵고, 무엇이 잘못됐을 때 어디를 고쳐야 할지도 보이지 않습니다. 그래서 업무를 작은 공정으로 쪼개는 것부터 시작합니다.

여섯 개 공정으로 나누기

대부분의 사무 업무는 받기·저장·판정·통지·승인·기록의 여섯 단계로 나눌 수 있습니다. 서류나 요청을 받고, 어딘가에 저장하고, 내용이 맞는지 판정하고, 담당자에게 알리고, 책임자가 승인하고, 장부나 시스템에 기록합니다.

이렇게 나누면 공정마다 “AI에 맡길 것인가, 사람이 확인할 것인가”를 따로 정할 수 있습니다. 업무 전체를 AI에 넘기느냐 마느냐로 고민하지 않아도 됩니다.

총무·경리 부서의 “세금계산서·증빙 수취, 경비 정산” 업무를 예로 들어 보겠습니다. 실제 고객 사례가 아니라 설명을 위한 예시입니다.

받기. 거래처가 세금계산서와 증빙을 메일이나 메신저로 보냅니다. AI가 새 첨부 파일을 감지합니다. 담당자가 받은편지함을 일일이 열어 보지 않아도 됩니다.

저장. 감지한 파일을 거래처·월별 폴더에 정해진 규칙대로 저장합니다. 파일 이름 규칙을 미리 정해 두면 AI가 그대로 따를 수 있습니다.

판정. 계산서인지 영수증인지, 어느 계정 과목에 해당하는지 분류하고 장부 기재 초안을 만듭니다. 이 단계는 AI가 초안을 내고, 처음에는 사람이 결과를 확인합니다. 사람이 고친 내용은 판정 기준 문서에 다시 반영합니다.

통지. 분류가 끝나면 담당자에게 메신저로 알림을 보냅니다. 금액이 평소와 크게 다르거나 분류가 애매한 건은 따로 표시합니다.

승인. 지급 여부와 금액 확정은 사람이 합니다. 이 예시에서 사람에게 남기는 공정은 “승인, 지급 결정“입니다.

기록. 승인된 내용을 회계 프로그램이나 스프레드시트에 기록합니다. 연동 도구 예로는 메일, 네이버웍스·카카오워크, 더존·이카운트, 스프레드시트가 있습니다.

정리하면 AI가 맡는 공정은 “메일·메신저 첨부 감지, 분류, 장부 기재 초안, 담당자 알림“이고, 돈이 나가는 결정은 사람에게 남깁니다.

공정을 나눴다면 각 공정에 지금 얼마나 시간이 드는지 재 둡니다. 이 값이 나중에 효과를 판단하는 기준선이 됩니다. KorHub는 2주 진단에서 이 업무 분해표를 만들고, 이어지는 2주 설계에서 대상 업무 1개를 확정합니다.

첫 대상을 고를 때는 다음 기준을 씁니다. 첫 대상은 '매달 반복되고, 데이터가 이미 디지털로 있고, 틀려도 사람이 잡을 수 있는' 업무에서 고릅니다. 세금계산서 수취는 이 세 조건을 모두 갖춘 경우가 많아 첫 과제로 자주 검토됩니다.

공정을 나눈다고 정해진 효과가 저절로 나지는 않습니다. 효과는 진단 단계에서 잰 기준선과 비교해 직접 확인합니다.