발주서·선적 서류 대조와 외국어 메일

설명을 위해 구성한 적용 예시입니다.

상황

무역·구매 담당자가 발주서, 송장, 선적 서류의 품목·수량·금액을 눈으로 대조합니다. 해외 거래처와 주고받는 외국어 메일도 번역하고 답장을 쓰느라 시간이 듭니다.

공정 분해

• 받기: AI가 메일로 들어온 서류와 해외 메일을 모읍니다.
• 저장: 발주 건별로 서류를 묶어 보관합니다.
• 판정: AI가 서류 간 불일치를 표시하고, 외국어 메일의 번역과 답신 초안을 만듭니다.
• 통지: 불일치 건과 답신 초안을 담당자에게 알립니다.
• 승인: 사람이 맡습니다. (거래 조건 확정)
• 기록: 확인 결과와 발송한 메일을 ERP와 발주 건에 남깁니다.

연동 도구 예

메일, ERP

측정할 지표

• 발주 1건당 서류 대조 시간
• 불일치를 놓쳐 생긴 정정 건수
• 외국어 메일 1건 처리 시간

주의할 점

단가와 계약 조건은 입력 금지 정보에 해당할 수 있어 범위를 먼저 정합니다. 번역 초안은 거래 조건이 바뀌지 않았는지 사람이 확인한 뒤 보냅니다.