세금계산서·증빙 수취와 경비 정산

설명을 위해 구성한 적용 예시입니다.

상황

경리 담당자 1명이 거래처 세금계산서와 직원 경비 증빙을 메일과 메신저로 받습니다. 매달 말이면 받은편지함과 대화방을 뒤져 첨부 파일을 찾고, 회계 프로그램에 옮겨 적는 데 시간이 몰립니다.

공정 분해

• 받기: AI가 메일·메신저의 새 첨부를 감지합니다.
• 저장: AI가 거래처·월별 폴더에 규칙대로 저장합니다.
• 판정: AI가 증빙 종류와 계정 과목을 분류하고 장부 기재 초안을 만듭니다. 초기에는 사람이 결과를 확인합니다.
• 통지: AI가 담당자에게 알리고, 금액이 평소와 다른 건을 표시합니다.
• 승인: 사람이 맡습니다. (승인, 지급 결정)
• 기록: 승인된 건을 회계 프로그램에 반영합니다. 반영 전 최종 확인은 사람이 합니다.

연동 도구 예

메일, 네이버웍스·카카오워크, 더존·이카운트, 스프레드시트

측정할 지표

• 월 마감 기간에 증빙 수집·입력에 쓰는 시간
• 누락·중복 증빙 건수
• AI 분류 결과를 사람이 고친 비율

주의할 점

계좌 정보와 직원 개인정보가 섞여 들어오는 업무입니다. AI에 넘기는 정보 범위와 열람 권한을 설계 단계에서 먼저 정하고, 지급 결정은 끝까지 사람에게 남깁니다.